La CNIL a publié le 2 avril 2026 un référentiel pour aider à déterminer combien de temps conserver les données RH (salariés, candidats, etc.).
Ce référentiel a un double objectif :
- aider les employeurs, DPO, référents RGPD, directions des systèmes d’information et les services RH à fixer des durées de conservation.
- clarifier une question souvent complexe en distinguant :
- les durées obligatoires (légales ou réglementaires),
- les durées recommandées (bonnes pratiques CNIL).
Le référentiel, présenté sous forme de tableaux, est structuré en 10 domaines RH :
- le recrutement ;
- la gestion administrative du personnel ;
- la gestion des rémunérations ;
- la sécurisation des biens et des personnes ;
- la gestion des véhicules professionnels ;
- l’écoute et l’enregistrement des conversations téléphoniques sur le lieu de travail ;
- la gestion des relations collectives de travail ;
- la gestion des accidents du travail ;
- la gestion du contentieux et du précontentieux ;
- la gestion des alertes professionnelles.
Pour chaque type de données, la CNIL distingue :
- durée en base active : pendant laquelle les données sont directement utilisées ou accessibles par les services en charge de leur traitement,
- durée d’archivage intermédiaire : pendant laquelle les données ne sont plus utilisées pour atteindre l’objectif fixé mais présentent encore un intérêt administratif ou répondent à une obligation légale de conservation.
Ce référentiel est un outil opérationnel pour se conformer au RGPD. Néanmoins, il n’est pas exhaustif : indépendamment des obligations posées par le code du travail ou le code de la sécurité sociale, des dispositions spécifiques obligatoires peuvent, dans d’autres secteurs, trouver à s’appliquer (code général des impôts, code de la route, code de la sécurité intérieure, etc.).
Enfin, il convient toujours de vérifier le fondement juridique indiqué pour s’assurer qu’il correspond à sa propre situation.
Cnil, Référentiel « Les durées de conservation des données à caractère personnel », 2 avr. 2026