Nous vous en avons parlé à plusieurs reprises, depuis le 1er septembre 2026, toutes les entreprises doivent être en mesure de recevoir des factures électroniques. Les grandes entreprises et les ETI doivent également émettre leurs factures électroniques et transmettre leurs données de e-reporting. Les PME, TPE et microentreprises entreront dans l’obligation d’émission le 1er septembre 2027.
Même si cette réforme mobilise avant tout les directions financières et comptables, les services RH sont également concernés.
Pourquoi les notes de frais sont concernées ?
Jusqu’alors, lorsqu’un salarié engageait une dépense professionnelle, il réglait la dépense, récupérait un ticket ou un justificatif mentionnant la TVA et établissait une note de frais avec le justificatif en annexe pour se faire rembourser. De son côté, l’entreprise comptabilisait la dépense et déclarait la TVA.
Or la réforme prévoit que toutes les opérations B2B réalisées entre entreprises françaises assujetties à la TVA doivent progressivement passer par la facture électronique. Cette évolution concerne notamment certaines dépenses courantes engagées par les salariés : hôtels, restaurants, locations de véhicules, fournitures, etc.
La réforme de la facturation électronique ne supprime pas les notes de frais, mais elle modifie progressivement la manière dont les justificatifs seront émis, transmis et exploités. Et les bonnes pratiques à adopter par les entreprises et leurs collaborateurs doivent évoluer.
Ce qui change en pratique : la facture électronique au nom de l’entreprise doit devenir la norme
Le principal changement concerne l’identification du client au moment de l’achat.
Lorsqu’un salarié effectue un achat pour le compte de son entreprise auprès d’un fournisseur français assujetti à la TVA, il pourra être nécessaire que la facture soit émise directement au nom de l’entreprise et transmise électroniquement via la plateforme de dématérialisation de celle-ci.
Si cela n’est pas le cas, le salarié sera considéré comme un client particulier, relevant des opérations B2C. Il recevra une facture ou un justificatif papier et continuera à faire une note de frais que son employeur lui remboursera via le processus de note de frais habituel. En revanche, sauf pour quelques frais pour lesquels il existe une certaine tolérance, le risque est que l’entreprise ne puisse plus récupérer la TVA.
Les règles sociales et fiscales relatives aux remboursements de frais professionnels ne sont pas modifiées par la réforme. Ce sont les procédures internes qui doivent évoluer et les managers et les salariés doivent adopter de nouveaux réflexes en ce qui concerne les frais professionnels.
Tableau récapitulatif à date par type de frais
Type de frais |
Justificatif / circuit |
Impact de la réforme |
Réflexe conseillé |
Restaurant |
Ticket ou note si le salarié n’indique pas agir pour l’entreprise. Facture complète au-delà de 150 € HT. |
Sous 150 € HT, la tolérance fiscale demeure sous conditions. Si une facture est demandée au nom de l’entreprise, elle relève du circuit B2B lorsque le fournisseur est soumis à l’émission électronique. |
Demander la facture dès le paiement, surtout pour un repas d’affaires ou au-delà de 150 € HT. Sous 150 € HT, compléter le justificatif avec la raison sociale et l’adresse de l’entreprise pour la TVA. |
Hôtel |
Facture d’hébergement, idéalement au nom de l’entreprise. |
La facture au nom de l’entreprise relève du circuit électronique si les conditions du e-invoicing sont réunies. Attention : la TVA sur l’hébergement des salariés n’est, en principe, pas déductible. |
Communiquer les coordonnées de facturation lors de la réservation ou à l’arrivée et conserver le détail des prestations annexes. |
Péage / autoroute |
Ticket, reçu ou relevé d’abonnement. |
Le ticket remis au conducteur reste un justificatif de note de frais. Un abonnement souscrit par l’entreprise peut générer une facturation B2B électronique. |
Privilégier un badge ou un compte entreprise pour centraliser les justificatifs. |
Parking |
Ticket, reçu électronique ou facture. |
Un paiement ponctuel non identifié comme professionnel peut rester traité comme une opération avec un particulier. Une facturation au nom de l’entreprise peut relever du circuit électronique. |
Conserver le justificatif lisible et indiquer le motif du déplacement. |
Train / avion |
Billet et justificatif de paiement ou facture du transporteur. |
La qualification dépend du document émis et du régime applicable à l’opération. La réforme ne dispense pas de conserver la preuve du déplacement et de la dépense. |
Utiliser un compte professionnel lorsque le transporteur le propose et rapprocher billet, facture et motif du déplacement. |
Taxi / VTC |
Reçu ou facture disponible dans l’application. |
Une facture établie au nom de l’entreprise peut entrer dans le circuit électronique. Un simple reçu adressé au salarié reste attaché à la note de frais. |
Renseigner les coordonnées professionnelles dans l’application et télécharger le justificatif détaillé. |
Location de véhicule |
Facture du loueur au nom de l’entreprise. |
Dépense B2B susceptible de relever pleinement de la facturation électronique. |
Effectuer la réservation au nom de l’entreprise et indiquer son identifiant dès la commande. |
Carburant |
Ticket ou facture détaillant la TVA et la nature du carburant. |
Une facture demandée au nom de l’entreprise peut relever du circuit électronique. Le droit à déduction de TVA dépend notamment du véhicule et du carburant. |
Utiliser, si possible, une carte carburant ou un compte entreprise et identifier le véhicule concerné. |
Fournitures / petit matériel |
Facture au nom de l’entreprise recommandée. |
La facture B2B française relève du circuit électronique lorsque les conditions légales sont réunies. |
Éviter les achats sur un compte personnel et renseigner les coordonnées de l’entreprise avant validation. |
Indemnités kilométriques |
État des déplacements : date, motif, trajet, kilomètres, véhicule et puissance fiscale. |
Aucun e-invoicing : l’indemnité versée au salarié n’est pas une facture fournisseur. |
Maintenir la procédure habituelle et conserver les éléments permettant de contrôler le déplacement et le calcul. |
Points de vigilance pour votre entreprise
- Une facture reçue sur la plateforme agréée ne permet pas toujours d’identifier spontanément le salarié à l’origine de la dépense : un identifiant interne ou un rapprochement avec la carte de paiement peut être nécessaire.
- Le remboursement du salarié et la déduction de TVA sont deux sujets distincts : une dépense peut être remboursable sans que la TVA soit récupérable.
- Les factures émises par un fournisseur étranger, les opérations exonérées et certaines prestations de transport peuvent relever de règles différentes du e-invoicing domestique.
Notre conseil sur les actions à engager
- Mettre à jour la politique de notes de frais et préciser, par catégorie de dépense, le justificatif attendu.
- Communiquer aux salariés la raison sociale, l’adresse et l’identifiant d’entreprise à fournir aux prestataires.
- Définir le moyen de rattacher une facture reçue sur la plateforme au salarié et à son déplacement.
- Coordonner les outils de notes de frais, de cartes professionnelles, de comptabilité et la plateforme agréée.
- Former les équipes comptables, les managers et les collaborateurs aux situations qui nécessitent une facture au nom de l’entreprise.
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Sources officielles et ressources utiles :
Ministère de l’Économie – Tout savoir sur la facturation électronique pour les entreprises : https://www.economie.gouv.fr/tout-savoir-sur-la-facturation-electronique-pour-les-entreprises
DGFiP – Fiche 12 : traitement des frais de restauration : https://www.impots.gouv.fr/sites/default/files/media/1_metier/2_professionnel/EV/2_gestion/290_facturation_electronique/fiche-12_-comment-seront-traites-mes-notes-de-restaurant.pdf
DGFiP – Guide pratique de démarrage au 1er septembre 2026 : https://www.impots.gouv.fr/sites/default/files/media/1_metier/2_professionnel/EV/2_gestion/290_facturation_electronique/guide_pratique_facturation_electronique.pdf
France Num – Ce qui change pour les notes de frais : https://www.francenum.gouv.fr/guides-et-conseils/pilotage-de-lentreprise/dematerialisation-des-documents/facturation-2