Quelle prise en charge par l’employeur des coûts du télétravail ?

Afin de limiter la propagation du Covid-19, le télétravail est devenu la règle impérative pour tous les postes qui le permettent.

Les modalités de mise en place du télétravail sont relativement souples. Celles-ci peuvent, en effet, être prévues par accord collectif ou par une charte élaborée unilatéralement par l’employeur après avis du Comité social et économique. En l’absence d’accord collectif ou de charte, le télétravail également peut être mis en œuvre d’un commun accord entre l’employeur et le salarié concerné, cet accord étant formalisé par tout moyen (courrier, courriel, voire sms).

En cas de circonstances exceptionnelles, notamment de menace d’épidémie telle que celle liée au Covid-19, le télétravail peut même être imposé par l’employeur à certains salariés sans avoir besoin d’obtenir leur accord. Cet aménagement du poste de travail vise à permettre d’assurer la continuité de l’activité de l’entreprise et de garantir la protection des salariés (Art. L 1222-11 CT).

Dans cette situation, il nous semble important de formaliser a minima :

• la cause et la durée de la période de télétravail ;

• les jours télétravaillés ;

• le matériel mis à disposition du salarié pour travailler (ordinateur, téléphone portable) ;

• les tâches pouvant être effectuées à distance ;

• le lieu dans lequel le salarié travaillera (en général son domicile) ;

• l’obligation de respecter les horaires de travail habituels et de rester joignable pendant ces périodes.

Mais quelles sont alors les conséquences pour l’entreprise ?

Outre l’importance pour l’employeur de s’assurer que la mise en place du télétravail ne puisse pas porter atteinte à la sécurité des équipements informatiques de l’entreprise ainsi qu’à la confidentialité des documents internes, il est également essentiel qu’il vérifie auprès de son assureur l’étendue de ses garanties.

Le salarié doit également déclarer sa situation de télétravail auprès de sa compagnie d’assurance.

L’employeur doit en outre prendre en charge les coûts directement engendrés par le télétravail (communications téléphoniques, connexion Internet, réparations…).

Avant l’ordonnance dite Macron n° 2017-1387 du 22 septembre 2017, l’article L. 1222-10 du code du travail précisait : « L’employeur prend en charge les coûts découlant directement de l’exercice du télétravail, en particulier ceux liés aux matériels, logiciels, abonnements, communications et outils ainsi que les coûts liés à la maintenance de ceux-ci ».

Cette disposition a été supprimée, mais la prise en charge par l’employeur des coûts liés à l’exercice des fonctions est une obligation générale dont il ne peut s’exonérer. En effet, en matière de frais professionnels, la jurisprudence pose pour principe que les frais qu’un salarié expose pour les besoins de son activité professionnelle et dans l’intérêt de l’employeur doivent être supportés par ce dernier.

Il convient de rappeler par ailleurs que l’accord national interprofessionnel du 19 juillet 2005 relatif au télétravail, toujours en vigueur, précise en son article 7 que : « L’employeur prend en charge, dans tous les cas, les coûts directement engendrés par ce travail, en particulier ceux liés aux communications ».

Cette indemnisation peut prendre plusieurs formes :

• le remboursement par le versement d’une indemnité forfaitaire couvrant l’ensemble des frais engendrés par le télétravail (chauffage, électricité, internet, téléphone…) ;

• la prise en charge directe des frais liés au télétravail ;

• le remboursement sur justificatifs des factures de téléphone, internet…

Depuis une information du 18 décembre 2019 publiée sur le site de l’Urssaf, l’allocation forfaitaire versée par l’employeur pour couvrir les frais du salarié en situation de télétravail est réputée utilisée conformément à son objet et exonérée de cotisations et contributions sociales dans la limite globale de 10 € par mois, pour un salarié effectuant une journée de télétravail par semaine, c’est-à-dire sans justificatif autre que la situation de télétravail et du nombre de jours télétravaillés d’où l’importance de formaliser a minima cette situation par courrier. Cette allocation forfaitaire passe à 20 € par mois pour un salarié effectuant deux jours de télétravail par semaine, 30 € par mois pour trois jours par semaine….

Lorsque le montant versé par l’employeur dépasse ces limites, l’exonération de charges sociales pourra être admise à condition de justifier de la réalité des dépenses professionnelles supportées par le salarié (avec justificatifs selon les règles établies par l’Urssaf).

Nous vous rappelons également que si les salariés de l’entreprise bénéficient des titres-restaurants, il en est de même pour les télétravailleurs. Les conditions de travail du télétravailleur doivent être équivalentes à celles des travailleurs exerçant leur activité dans les locaux de l’entreprise, pour l’attribution de titres-restaurants : une journée organisée en deux vacations entrecoupées d’une pause réservée à la prise d’un repas.