Recrutement : la collecte des données doit également respecter le principe de minimisation

Fin avril 2024, la CNIL a mis en demeure une société qui collectait de trop nombreuses données personnelles de candidats dans le cadre de son process de recrutement.

La société demandait aux candidats de fournir obligatoirement dès le stade des entretiens :

• Leur lieu de naissance
• Leur nationalité
• Leur situation maritale
• S’ils étaient en couple, les nom et prénom de leur conjoint, les date et lieu de naissance du conjoint, sa profession,
• le nombre d’enfants et leur âge
• Ainsi que l’ensemble des salaires perçus dans les entreprises précédentes (salaire brut annuel global dont variable)

La société s’est conformée à cette mise en demeure et la procédure a été clôturée.

Cette plainte est toutefois l’occasion pour nous de vous rappeler que dans le cadre d’un recrutement, la collecte des données doit à la fois respecter le règlement général sur la protection des données (RGPD) et les dispositions du Code du travail.

Ainsi, le recruteur devrait appliquer le principe de minimisation des données (article 5.1 RGPD) et uniquement collecter des données qui « doivent présenter un lien direct et nécessaire avec l’emploi proposé ou avec l’évaluation des aptitudes professionnelles » (article L.1221-6 Code du travail). Et se souvenir que les autres éléments – comme les informations relatives aux membres de la famille ou les bulletins de salaires^[1] – ne présentent pas d’utilité pour apprécier la capacité à occuper l’emploi proposé ou les aptitudes d’un candidat. Etant bien sûr rappelé que dans tous les cas, le recruteur ne doit procéder à aucune discrimination illicite des candidats (article L.1132-1 Code du travail).

Et finalement, ce n’est qu’une fois que la candidature a été validée que l’employeur peut collecter des données complémentaires (état civil complet, numéro de sécurité sociale, copie de justificatifs, etc.), nécessaires pour accomplir les formalités obligatoires dans le cadre de l’embauche.

Pour aider les employeurs, la CNIL a publié un guide dédié au recrutement fin janvier 2023.

[1] A noter toutefois que la CNIL rappelle que le candidat peut, de sa propre initiative, fournir tout élément utile à la justification de ses prétentions salariales par exemple.